Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt. U kunt items op elk gewenst moment handmatig archiveren. Zodoende kunt u bepalen welke items u wilt archiveren, waar u deze wilt opslaan en hoe oud items moeten zijn voordat ze moeten worden gearchiveerd.
Let op: de e-mails die u archiveert staan niet meer op de mailserver van Exigent. Het is daarom raadzaam om regelmatig een back-up te maken van het archiefbestand.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Klik in Outlook 2013 op Bestand > Info > Opschoonprogramma's > Archiveren.
-
In Outlook 2016: klik op Bestand > Info > Hulpprogramma's > Oude items opschonen.
-
-
Klik op de optie Deze map met alle submappen archiveren en kies de map die u wilt archiveren.
-
Voer achter Items archiveren van voor een datum in.
-
U kunt meerdere PST-bestanden maken als u sommige mappen wilt archiveren met verschillende instellingen. Mogelijk wilt u bijvoorbeeld items in uw map Verzonden items langer bewaren dan items in uw map Postvak IN.
-
Schakel het selectievakje Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren is ingeschakeld in als u individuele items wilt archiveren die bij automatische archivering worden uitgesloten. Met deze optie wordt de markering voor deze items niet verwijderd, maar wordt het selectievakje Niet AutoArchiveren voor dit archief genegeerd.
-
Klik op OK.
